ככל הנראה, כלי העזר הנפוץ ביותר לגיבוש החלטה בדבר התאמתו של מועמד לתפקיד הוא הריאיון האישי. מועמדים מתקבלים לתפקידים שונים גם ללא מרכזי הערכה או מבחני מיון, אבל קשה לדמיין מצב בו מתקבל מועמד לתפקיד ללא שעבר כלל ריאיון אצל המנהל הקולט.

לרוע המזל, יחד עם שכיחותו, הריאיון הוא כלי ההערכה שהכי חשוף להטיות נפוצות המשפיעות באופן מהותי על יכולת קבלת החלטות. בין הטיות אלו ניתן לציין את: קיומן של דעות מוקדמות של המראיין. "אפקט ההילה" – הנטייה לשפוט את קיומן של תכונות בהתבסס על מאפיינים אחרים (הוא קיבוצניק ולכן עובד טוב בקבוצה…). "אפקט הדומה לי" – הנטייה להעריך באופן חיובי יתר אנשים הדומים למראיין. "הטיית האישוש" – הנטייה למצוא סימנים התומכים בהשערות הראשוניות כלפי המועמד, תוך התעלמות מאלו שאינם תומכים בהן וכן הטיות נוספות אחרות[1]. כתוצאה מכך, מחקרים מצביעים על העובדה שהיכולת של אדם ממוצע, גם אם הוא מראיין מנוסה, לנבא הצלחת מועמד בתפקיד, על סמך התנהגותו ותשובותיו בראיון, שואפת לאפס.

ישנם מספר כללים פשוטים המסייעים לאפקטיביות הריאיון ולשיפור איכותו ויכולתו לנבא הצלחה עתידית של המרואיין בתפקיד אליו הוא מתראיין.

ששת הכללים לריאיון אפקטיבי

1. הכינו את עצמכם לריאיון

א. לימדו את המועמד, נתוניו, השכלתו, ניסיונו ותפקידים שונים אותם ביצע בעבר – מומלץ אם כך להעמיק בקורות החיים של המרואיינים מבעוד מועד

ב. מקדו את התכונות הנדרשות מהתפקיד בעת הנוכחית בהתאם למצב המחלקה/צוות וכתבו אותן על דף, הכתיבה מסייעת להתמקד בקריטריונים הרלוונטיים להחלטה ומפחיתה את הסבירות להיות מוטים מרעשי רקע בדמות עובדות לא רלוונטיות.

ג. רשמו לפניכם את השאלות לריאיון בהתאם להכנה המוקדמת ולשאלות לדוגמה בסעיף 3. השאלות הכלליות אמורות להישאר זהות בין ריאיון לריאיון – זו הדרך היחידה להשוות בין מועמדים.

2. צרו אווירה נוחה – הריאיון לכשעצמו היא סיטואציה מלחיצה עבור המרואיין. אין צורך להוסיף עליה עוד גורמי לחץ. זו גם הזדמנות עבורכם ליצר רושם חיובי על הארגון שלכם בפני מישהו חיצוני – התעניינו בשלומו, הציעו משהו לשתות ואם הריאיון מתעכב, דאגו להסביר את המצב בפני המרואיין.

3. מטרת העל של הריאיון היא לבחון את התאמת המועמד לתפקיד, ולא לנתח את אישיותו, לבחון את מכלול כישוריו או לשמח את המראיין. לפיכך' השאלות מומלצות הן[2]:

א. ספר על מקרה בו להתנהגות שלך הייתה השפעה חיובית על הצוות בו אתה משרת?

ב. תאר על הצלחה משמעותית באחד מהתפקידים הקודמים? כיצד הגעת אליה? מה למדת ממנה?

ג. ספר על מקרה בו היה לך קושי בתפקיד עם עמית/מנהל – כיצד אתה מנתח את הקושי? מה עשית על מנת לפתור אותו? מה הייתה התוצאה? מה הייתה יכול לעשות אחרת?

ד. מה גורם לך לסיפוק בתפקיד? ספר לי על מקרה בו חשת במיטבך בתפקיד הקודם? מה היה באירוע הזה?

ה. ספר לי על מקרה של חוסר הצלחה אישית בתפקיד? מה היה בו? מה למדת ממנו?

ו. בהינתן המצב הנוכחי של המחלקה/צוות – מה הם תוכניותיך? איזה תוכנית פעילות היית מייצר? איזה קשיים אתה רואה במימוש שלהם? כיצד ניתן להתגבר עליהם?

לכאורה, השאלות נשמעות גנריות ומעט שחוקות, אולם אלו התשובות שחשובות – מה הסיפור שהמועמד מספר? האם הוא מדגיש הצלחות בתחום המשימתי או בתחום הבינאישי? האם הוא מצליח ללמוד ולתחקר כישלונות קודמים? באיזה מידה הוא ממוקד בתשובה ובאיזו מידה הוא מנסה לייצר תדמית? באיזה מידה הוא מסוגל לנתח את האתגרים העומדים בפני המקום אליו הוא מיועד ולהתאים את עצמו אליהם? אלו שאלות שקשה להמציא להן תשובה נכונה, אלא הן מצליחות לגעת במטרת העל – התאמת האדם לתפקיד. ולמי שתוהה מדוע במקום כל אלו, לא פשוט כדאי לבקש מהמעומד לספר על עצמו והתשובות כבר "יצופו" דרך הסיפור, הרי ששאלת "ספר על עצמך" מוטה באופן משמעותי לטובת אנשים ורבלים, זאת כאשר ורבליות היא לאו דווקא אחת מהתכונות המהותיות המשפיעות על הצלחה בתפקיד. (ולכן היא שאלה טובה למיונים לתפקיד, בהנחה שהתפקיד הוא מנחה תוכנית טלוויזיה).

4. רשמו את התשובות תוך כדי הריאיון על מנת לפשר ניתוח מאוחר יותר.

5. השאירו מספר דקות בסוף הריאיון לשאלות של המרואיין, הן יכולות להוסיף לכם למידה עליו וכן מאפשרות לו החלטה מושכל יותר בדבר התאמתו לתפקיד.

6. בסוף הריאיון סכמו את התרשמותכם בכמה משפטים באופן כתוב על מנת לאפשר השוואה בין מועמדים והכרעה ביניהם בעתיד. גם בשלב ההכרעה, הוכח שכתיבת הנימוקים להעדפת מועמד מסייעת בצמצום הטיות בקבלת ההחלטה.

לאלו שאינם מתחברים לסעיפים הקודמים, מצורף גם המדריך האלטרנטיבי המכיל את הכללים לבצע ריאיון ממש גרוע, כיוון שסתם לראיין באופן בינוני זה לא מתאים לתרבות ארגונית המעודדת מצוינות.

ששת הכללים לאיך לבצע ראיון ממש גרוע

1. קבע את הריאיון בשעות קיצון – על מנת לבדוק את העמידות והנחישות של המרואיין. סיפר לי פעם מישהו שהתקשרו לתאם איתו ראיון לתפקיד בשעה עשר. הוא התנצל ואמר שבדיוק באותו היום יש לבן שלו מסיבת יום הולדת בגן, אז הוא מבקש לתאם מועד אחר, ואז ענתה לו הפקידה: "אה זה בסדר, התכוונתי לעשר בלילה"

2. היה מופתע – אל תכין את עצמך לפני הריאיון, נצל את ההזדמנות לפתוח דף חלק אל מול המרואיין ולבחון את יכולת הלמידה האישית שלך תוך כדי סיטואציה. שקף גם את ההפתעה בפניו בדמות זריקת אמירות כגון: "אין לך כלל ניסיון בתחום אה?"

3. המצא שאלות – כמה שיותר יצירתי יותר טוב – נניח, ניתן לשאול את המרואיין: "אם היית דג, איזה דג היית?" (ולהתרשם עמוקות מהתשובה "סלמון, כי אני נוטה לשחות נגד הזרם") או "אם היית טלפון סלולרי האם היית אייפון, גלקסי, LG, או שיאומי?"[3]

4. היה קצר רוח – שאל שאלה, ובמידה והמועמד משתהה מעבר לשתי שניות לפני התשובה, השלם את התשובה בעצמך, או לחילופין, עבור לשאלה הבאה תוך הבעת תסכול מקצב השיחה.

5. השתדל להיות לא עקבי – התחל נחמד ועבור לתוקפנות בחדות (אפשרי גם הפוך) – זה יאפשר לך לבחון את המועמד בתנאי קיצון ולהתרשם מיכולת עמידתו במצבי לחץ בהם הוא יתקל במהלך התפקיד.

6. שאל שאלות שחוקות – כגון: "מה התכונות החלשות אצלך?" וכשתקבל את התשובה "פרפקציוניזם", או לחילופין, "אני לא מאציל סמכויות אלא עושה את הכל בעצמי", מלמל בקוצר רוח – "מקוריות זה לא הצד החזק, אה?", תוך שרבוט עצבני על הדף המונח לפניך.

והנה דוגמה נחמדה למשהו שמדגים איך לשאול ואיך לא לענות:

[1] סקירה כוללת של ההטיות בראיונות היא מעבר למסמך זה, אבל ראוי רק לציין שקיומן של הטיות אלו הוכח מחקרית לגבי מרואיינים רבים ללא קשר למידת השכלתם, מינם או גילם. (ואם בקריאת שורות אלו אתם חושבים שאתם יוצאי דופן בזכות כישורים ייחודיים לכם – נפלתם קורבן להטיית ה"אופטימיות הנאיבית" הנטייה שלנו להעריך את עצמנו באופן חיובי יותר ממה שקורה באמת).

[2] ברובן עובדו מתוך: ל. בוק, (2016): ללמוד מהטובים ביותר: כללי ניהול העובדים שהובילו להצלחת גוגל.

[3] המקור לנטייה לשאלות יצירתיות כגון אלו ואחרות ("חשב כמה פחי אשפה יש במנהטן") מצוי גם הוא בראיונות עבודה שהיו נהוגים בעבר בגוגל. יחד עם זאת, בדיקה שיטתית שנערכה בגוגל העלתה שהאפקטיביות שלהם בניבוי הצלחה עתידית בעבודה היא אפסית – לחלק משאלות אלו ניתן להתכונן בקלות ואילו התשובות של חלקן חשופות במידה ניכרת להטיות שתוארו קודם לכן.